כבעלי מקצוע הנדרשים להעביר מסמכים רגישים ללקוחות, נדרש מכם ליצור קשר עם חברת שליחויות מקצועית. כיצד תוכלו לבחור חברה מקצועית לטובת ביצוע המשלוח? להלן טיפים שיסייעו לכם להגיע לבחירה מושכלת.
בחירת חברת משלוחים: כך תעשו את הבחירה על הצד הטוב ביותר
בשנים האחרונות ניתן לראות כיצד תחום השליחויות התקדם באופן משמעותי, לא מעט בזכות חברות המתמחות בתחום השליחויות ואשר מספקות שירות מהימן ומקצועי בעבור המגזר העסקי. כעורכי דין, רואי חשבון כמו גם אנשי מקצוע העוסקים בתחומים הדורשים העברת מסמכים ללקוחות או אפילו לבית המשפט, חלק מהותי ובלתי נפרד מאופי העבודה הוא להעביר את המסמכים ליעד במועד ובאופן המאפשר להשלים את ההליך בצורה חוקית. על כן, יצירת קשר עם חברה המתמחה בתחום השליחויות בעבור העברה של מסמכים מהווה חלק בלתי נפרד מהתפעול השוטף של העסק. מאחר ומדובר בענף שרק הולך ומתפתח, ישנן לא מעט חברות מהן ניתן לבחור. כיצד תוכלו לבצע בחירה בחברת שליחויות מקצועית? להלן טיפים שסייעו לכם במהלך הדרך, עד לחתימת החוזה:
התמקצעות בתחום של מסמכים רגישים
כל חברה מספקת שירות שליחויות ייחודי, בין אם מדובר במשלוחי אוכל או לחילופין העברת מסמכים. מאחר והעברת מסמכים צריכה להתבצע באופן מסודר וע"פ פרוטוקול של זיהוי הנמען, איתור שלו במידה והוא איננו נמצא בבית כמו גם חתימה על דבר קבלת המסמך, חשוב מאוד לוודא כי החברה איתה אתם עובדים מתמחה בתחום של העברת מסמכים בפריסה ארצית.
בחינת מועד האספקה
בתחום השליחויות נהוג להעביר את המשלוח ללקוח בפרק זמן של בין יומיים ועד חמישה ימים, אולם יש אפשרות גם לבצע משלוח מהיום להיום. מאחר ומדובר בהעברת מסמכים, רצוי לבחון במעמד הפגישה עם החברה כי היא מספקת לכם שליחות מהירה המעוגנת בתוך החוזה כמו גם כזו שבמסגרתה אתם יודעים מראש מהי העלות בעבור שליחויות רגילה (בפרק זמן של מספר שעות) או אקספרס – מעכשיו לעכשיו.
דיסקרטיות
שימו לב כי חברת השליחויות איתה אתם חותמים על החוזה מתחייבת על דיסקרטיות מלאה. נושא הדיסקרטיות הוא חיוני להמשך העבודה, וזאת בשל העובדה כי מדובר בהעברה של מסמכים רגישים שעלולים לחשוף פרטים של המעורבים ובכך לחשוף אתכם לתביעות או תלונות מצד הלקוחות.
המלצות
רצוי לקבל המלצות דרך עמיתים למקצוע שכבר עכשיו נעזרים בשירות של חברת שליחויות. דרך המלצות תוכלו לקבל מידע מהותי לגבי אופי השירות, רמת המקצועיות וכמובן היחס האישי אותו אתם הם מקבלים כתוצאה מהשירות. הקפידו לקחת את ההמלצות בעירבון מוגבל מאחר ומדובר בחוויה סובייקטיבית, ועל כן רצוי לקבוע פגישת ייעוץ עם מספר חברות במקביל – עד לקבלת החלטה.
הצעת מחיר
שימו לב כי הצעת המחיר אותה אתם מקבלים מתייחסת לתקופה ארוכה, וזאת מתוך מטרה להפחית את התעריפים אותם אתם תידרשו לשלם בעבור ביצוע השליחות. נוסף לכך, בדקו כי בהצעת המחיר אותה אתם מקבלים קיים סעיף המאפשר לצאת מהחוזה, עם התראה מראש.
איתור משלוח
חשוב מאוד לוודא כי החברה מספקת לכם שירות של איתור משלוח, כך שתוכלו לעקוב אחר העברת המסמכים החל מהשלב של המסירה הפרטנית שלכם ועד למסירה ללקוח. מדובר בנדבך חשוב מאוד בייחוד כאשר מדובר במסמכים, וזאת בשל העובדה כי לעיתים המשלוח לא נמסר לנמען או בזמן, מה שגורר בהמשך עיכוב משמעותי בהליכים. על כן, דרשו לראות האם החברה אכן מספקת אפשרות לבחון היכן המשלוח נמצא בכל עת והאם אכן התקבל אישור מסירה.
לסיכום, דרך הטיפים אותם הצגנו לכם כעת תוכלו לקבל בחירה נכונה לגבי חברת שליחויות בעבור מסמכים רגישים. הקפידו לבחון היטב את הוותק של החברה, את כוח האדם וכמובן את היחס האישי – כל אלו מרכיבים בסופו של דבר את הבסיס לטובת יצירת חוזה התקשרות ארוך טווח, ומוצלח לשני הצדדים.