נסיעות עסקיות הן חלק בלתי נפרד מהפעילות של עסקים רבים. הן מאפשרות פגישות עם לקוחות ושותפים, השתתפות בכנסים ובאירועים מקצועיים וביצוע פעולות עסקיות במדינות אחרות. עם זאת, נסיעות אלו כרוכות גם בהוצאות רבות המשפיעות על התקציב של העסק. מדריך זה נועד לעזור לכם למקסם את החזרי הנסיעות העסקיות. נלמד על ניכויים אפשריים, על דרכים יעילות לעקוב אחר הוצאות ועל טיפים לניהול נכון של תקציב נסיעות.
אילו הוצאות נחשבות למותרות בניכוי?
- הוצאות על הסעות: כאשר עובדים נוסעים למטרות עסקיות, הם נושאים בעלויות תחבורה שונות. ההוצאות המוכרות יכולות לכלול תעריפי תחבורה ציבורית, השכרת רכב ואפילו הזמנת מונית לנתב"ג. אלה נחשבות להוצאות רגילות והכרחיות כאשר הנסיעה היא לצורך עסקים.
- הוצאות על לינה: כאשר העובדים טסים למדינה אחרת לצורך פגישות עסקים, הם יידרשו בחלק מהפעמים להישאר לישון בה. הוצאות הלינה ממומנות על ידי המעסיקים.
- הוצאות על ארוחות: מס הכנסה מאפשר לקבל החזר על הוצאות מוכרות, והן כוללות גם ארוחות עסקים. עם זאת, קיימות מגבלות שונות על עלויות הארוחות, ולכן למשל יש צורך לשים לב מהן הוצאות ארוחה עסקית לעומת הוצאות ארוחה אישית.
- הוצאות נלוות: הוצאות נלוות כמו טיפים, כביסה ושיחות עסקיות במהלך נסיעת עסקים ניתנות גם הן להחזר בדרך כלל. העובדים יצטרכו לנהל מעקב מפורט ומדויק של הוצאות אלה כדי להבטיח שניתן יהיה לקבל עליהן החזרים במידת הצורך.
אילו הוצאות אינן נחשבות למותרות בניכוי?
- הוצאות אישיות: הוצאות שאינן קשורות ישירות למטרה העסקית של טיול, כמו פעילויות פנאי או ביקורים משפחתיים, אינן ניתנות לניכוי או להחזר בתור הוצאה עסקית.
- הוצאות נלוות: אם עובד נוסע עם מלווה שאינו שותף עסקי או שנוכחותו אינה חיונית להשלמת העבודה, העלויות הנוספות על אותו אדם אינן ניתנות לניכוי.
- הוצאות נסיעה לעבודה: הוצאות הסעה יומיות בין מקום מגוריו של העובד למקום העבודה הרגיל אינן נחשבות להוצאות נסיעה עסקית הניתנות לניכוי. אלה נחשבות להוצאות נסיעה לעבודה והן נפרדות מניכויי נסיעות עסקים.
כיצד לעקוב אחר העלויות?
מעקב ושקלול ההוצאות
מעקב יעיל אחר הוצאות נסיעה עסקית דורש רישום, סדר וארגון. העובדים צריכים לתעד את העלויות בתוספת פרטים רלוונטיים כמו תאריך, מטרה וסכום, כדי שניתן יהיה לוודא שהן תומכות באופי העסקי של ההוצאה. העובדים שלכם הזמינו מונית מתל אביב לנתב"ג? קנו כריך בשדה התעופה? חשוב לשמור את כל הקבלות באופן מסודר, כדי שניתן יהיה לעקוב אחרי ההוצאות. סיכום ושקלול סך ההוצאות לנסיעת העסקים הוא חשוב למטרות החזר וניכוי מס, וכן לצורך הפקת לקחים ושימוש בנתונים לצורך תכנון הנסיעות הבאות בחברה.
שיטות החזר נסיעות עסקים
- כרטיס אשראי תאגידי: כרטיס אשראי ארגוני יכול לייעל את תהליך ההוצאות על ידי ריכוז חיובים במקום אחד באופן מסודר. הוא שומר על הפרדה בין הוצאות אישיות ועסקיות ומאפשר מעקב ודיווח קלים על הוצאות הקשורות לעסק.
- תשלומים במזומן: במקרים מסוימים מעסיקים יכולים לבצע חישוב מקדים ולמשוך מזומן מראש לצורך הנסיעה כדי לכסות את העלויות הצפויות. החיסרון בשיטה זו הוא שהיא מתעלמת מאירועים לא צפויים ולהוצאות פתאומיות.
- החזר כספי לאחר הנסיעה: העובד משלם מכיסו במהלך הנסיעה ומגיש קבלות לאישור ולתשלום לאחר החזרה. שיטה זו דורשת תיעוד מפורט ומסודר כדי להבטיח שכל ההוצאות הנתבעות תואמות למדיניות החברה.
איך אפשר לצמצם את הוצאות הנסיעות העסקיות?
עשו: תכננו מראש, חפשו את המחירים הטובים ביותר והשתמשו בכלים טכנולוגיים
תכנון מראש יכול לעזור להבטיח את מחירי הטיסות והמלונות הטובים ביותר. השתמשו בכלים טכנולוגיים להזמנות והשוואות, וכך תמצאו את האפשרויות החסכוניות ביותר לנסיעות ולשהייה. בחרו באמצעי התשלום הנכון עבור הוצאות נסיעות עסקיות, כמו כרטיס אשראי ארגוני, וכך תוכלו לפקח על ההוצאות ביעילות. במקביל דאגו להנחות את העובדים לפני הנסיעה כדי שידעו שעליהם לשמור את הקבלות ולנהל מעקב אחר ההוצאות. שימו דגש על שקיפות ובהירות אל מול העובדים, משום שאלה יבטיחו שיהיה להם ברור כיצד יש לטפל בהוצאות ולהחזיר אותן.
אל תעשו: הזמנות של הרגע האחרון והוצאות לא מאושרות
הימנעו מהזמנות של הרגע האחרון, שלא פעם ילוו אותן מחירים גבוהים מאוד, וכן מהוצאות לא מאושרות או לא מתוכננות. אל תצאו מתוך נקודת הנחה שהעובדים ידעו מה מותר ומה אסור – סמכו עליהם, אבל גם דאגו להכווין אותם כדי להימנע ממצבים לא נעימים. אם העובדים חרגו מהתקציב, נסו למצוא פתרונות חלופיים והסיקו מסקנות לפעמים הבאות. למדו איך להשתפר ולהיות ברורים יותר, כך שבמקביל אליכם גם העובדים שלכם ילמדו.
לסיכום
נוסף על כל אלה, הטכנולוגיה והקדמה מספקות הזדמנויות חדשות לפשט ולשפר את ניהול הנסיעות הארגוניות. היום יש אמצעים טכנולוגיים שונים היכולים לבצע מעקב הוצאות אוטומטי או לעזור לכם לתכנן את הנסיעות העסקיות שלכם. הם יכולים לייעל אישורים, לעקוב אחר הוצאות בזמן אמת ולהבטיח ניהול טוב יותר. שימוש נכון במידע ובעצות המופיעים במדריך זה יכול לעזור לכם למקסם את החזרי הנסיעות העסקיות ולשמור על שליטה מלאה בתקציב.